パッケージソフト導入サービス
内部統制強化に向けた契約書・申込書の管理、図面・技術文書等の情報共有、ペーパーレスなど様々な文書管理の悩みを解決します!
契約書・申込書・図面・技術情報・手書き伝票等の大量の紙文書を一括管理。簡単な操作で文書の運用・管理を支えるほか、内部統制強化等に必要な各種要件にも対応したシステムです。
- 机の上に重要な書類が山積み
- 書類の管理は各担当者まかせ
- 必要な書類がすぐに見つからない
- 「書類が見つからない」お客様から「対応が遅い」とのクレーム
- 「情報漏洩?」わが社の対策は、ないことを祈るだけ
- 「先月辞めたSさんの担当していたプロジェクトの契約書はどこに?」
- 「大事な書類にコーヒーをこぼしてしまった」
文書管理システムの必要性
文書を「紙」保管した場合の課題
- 原本の紛失・破損・老朽化
- 閲覧者が特定できない
- どれが最新版かわからない
- スペースを取る、かさばる
- 管理が面倒(施錠・貸出返却)
文書を「ファイル」保管した場合の課題
- 必要なファイルが探せない
- どこのフォルダにあるかわからない
- 似たようなファイル名がたくさん
- 情報漏洩リスクが増大
- 簡単に書換・差替ができる
FilingStars Enterpriseの特長
紙文書(イメージ・データ)を知り尽くした操作性&将来性
使い勝手のポイントとなる操作性には、専用のファイリングシステム時代から培ったいくつもの便利機能を搭載。加えて、データ保管には、オープン性を考慮し、汎用的なデータベースやファイル形式を採用。使い勝手にご満足いただくとともに、将来にわたって安心してご利用いただけるシステムです。特に保管したいドキュメントの形式に応じた付加情報項目の設定は便利にお使いいただけます。
他のシステムとの親密な連携
他システムとの連携インターフェースを標準装備。業務システム連携等のお客様固有のニーズにもプラグイン設計で柔軟にカスタマイズ対応します。例えば決裁ワークフローシステムと連携し、ワークフローの中で自然とファイリング化できるようにシステム構築することもできます。
文書管理システム FilingStarsシリーズは様々なシーンでご利用いただいております。
システムの詳細や各事例の詳細および最新の事例につきましては、こちらのホームページをご覧ください。
- http://necmagnus.jp/software/fs/filingstars.html
- 販売元:NECマグナスコミュニケーションズ株式会社/FilingStarsシリーズ
Filing Starsの提案例
膨大な数の契約書や工事指示書などの書類を書庫で保管されているお客様には、FilingStarsを導入いただき、書類の電子化をお勧めします。
膨大な量の書類が保管スペースと業務効率を圧迫
解決したい問題点
- 増え続ける契約書や工事指示書の保管スペースの確保に困っていた。
- 必要な書類を探し出すにも、ファイル数が膨大なため、時間がかかっていた。
- 顧客からのお問い合わせに、より迅速に対応したい。
- 顧客情報が記載された書類の破損・紛失・漏洩に備えたい。
- 過去の事例としてのドキュメントが管理されていないためにナレッジとして生かせていない。
優れた操作性により、円滑に書類の電子化に推進中
導入効果
- 紙ベースで保管していた膨大な書類をスピーディに電子化できる。
- 操作が簡単なため、専属のスタッフでなくても登録作業を行うことができる。
- 将来のシステム統合に向けた基盤づくりができる。
- ポイント1.登録作業の操作性の高さ
- FilingStarsは操作が簡単ですので、どなたでもスピーディに登録作業を行えます。
- ポイント2.ネットワーク化にも対応
- FilingStarsは様々なネットワーク環境に柔軟に対応できることから、将来的には本社でも、支社でもお客様の問い合わせなど必要に応じて契約書などを閲覧できるようにしていくことが可能です。
FilingStarsは他にも活用方法があり、上記の提案事例は一例です。
お客様に合ったご提案をさせて頂くので、お気軽にご相談ください。